Channel Manager: cos’è, come funziona e quando serve davvero

Il Channel Manager è un sistema che collega la disponibilità della struttura ai canali di vendita configurati. Quando una camera viene prenotata su uno dei canali collegati, il sistema può aggiornare la disponibilità sugli altri.

Può essere utilizzato per collegare:

• portali OTA;
• Booking Engine del sito ufficiale;
• PMS della struttura;
• metamotori e partner compatibili;
• altri canali supportati dal fornitore.

Il funzionamento varia in base al software utilizzato, ma il processo generale può essere riassunto in alcune fasi.

Il flusso può essere bidirezionale o limitato ad alcune informazioni. Dipende dal canale, dal fornitore e dal tipo di connessione.

Non tutte le funzioni sono disponibili per ogni portale. Prima dell’attivazione bisogna verificare quali dati vengono realmente sincronizzati.

Le OTA sono piattaforme esterne attraverso cui gli utenti possono cercare e prenotare strutture ricettive.

La struttura conserva comunque un rapporto contrattuale diretto con ciascun portale. Commissioni, contenuti della scheda, condizioni e visibilità dipendono dalle singole piattaforme.

I due sistemi possono lavorare insieme: quando arriva una prenotazione dal sito, il Channel Manager può aggiornare la disponibilità sui portali collegati.

Approfondisci: Booking Engine: cos’è e come funziona .

Alcuni PMS includono un Channel Manager integrato. In altri casi i due sistemi appartengono a fornitori differenti e comunicano tramite connessioni dedicate.

Prima della scelta occorre verificare:

• compatibilità tra i sistemi;
• dati effettivamente scambiati;
• tempi di sincronizzazione;
• responsabilità dell’assistenza;
• costi della connessione.

L’inventario rappresenta il numero di camere che la struttura mette in vendita per una determinata data.

Il Channel Manager può consentire di aggiornare centralmente prezzi e regole di vendita, ma le possibilità dipendono dalle connessioni disponibili.

Promozioni, programmi fedeltà e alcune tariffe riservate possono dover essere configurati direttamente nel portale.

Il mapping è l’associazione tra camere, tariffe e piani presenti nel sistema centrale e quelli configurati nei diversi portali.

Un mapping errato può causare:

• disponibilità attribuita alla camera sbagliata;
• tariffe associate a piani non corretti;
• prenotazioni importate con dati incompleti;
• incongruenze tra occupazione e tipologia;
• rischio di vendite non desiderate.

Il sistema può ridurre il rischio di vendere la stessa disponibilità su più canali, ma non può eliminarlo in assoluto.

Alcune cause possibili sono:

• prenotazioni quasi contemporanee;
• ritardi nella comunicazione tra sistemi;
• errori di mapping;
• prenotazioni telefoniche non inserite;
• inventario impostato in modo errato;
• connessioni temporaneamente non attive;
• modifiche effettuate direttamente nei portali.

Il sistema diventa particolarmente utile quando la gestione manuale dei canali richiede tempo e aumenta il rischio di errori.

Il Channel Manager non è obbligatorio per ogni struttura ricettiva.

Potrebbe essere poco utile quando:

• la struttura dispone di una sola unità;
• utilizza un unico canale di vendita;
• riceve poche prenotazioni online;
• gestisce soggiorni molto personalizzati;
• la disponibilità viene confermata sempre manualmente;
• il costo supera il beneficio operativo.

Il costo può dipendere dal numero di camere, dalle strutture gestite, dai canali collegati e dalle funzioni comprese.

• costo di configurazione iniziale;
• canone e durata contrattuale;
• numero di canali inclusi;
• eventuali commissioni;
• costi delle connessioni;
• formazione del personale;
• assistenza tecnica;
• modalità di esportazione dei dati.

• crea correttamente camere e tipologie;
• verifica occupazioni e capienze;
• configura tariffe e piani di vendita;
• collega le credenziali dei portali;
• esegui il mapping di camere e tariffe;
• imposta inventario e restrizioni;
• controlla Booking Engine e PMS;
• verifica una prenotazione di prova;
• controlla modifiche e cancellazioni;
• forma gli operatori.

Durante l’attivazione può essere opportuno limitare temporaneamente le modifiche manuali sui portali, seguendo le indicazioni dei fornitori coinvolti.

• leggi gli avvisi del sistema;
• controlla le prenotazioni telefoniche inserite;
• verifica blocchi e camere fuori servizio;
• aggiorna il mapping dopo nuove tipologie;
• rimuovi connessioni e account non più utilizzati;
• esegui controlli prima dei periodi di alta stagione.

Il Channel Manager può contenere dati sulle prenotazioni, sugli ospiti e sulle connessioni ai canali di vendita.

• utilizza account personali;
• assegna permessi in base al ruolo;
• attiva l’autenticazione a più fattori, quando disponibile;
• non condividere password tramite canali non sicuri;
• rimuovi gli utenti non più autorizzati;
• controlla gli accessi dei fornitori esterni;
• verifica backup ed esportazione dei dati;
• aggiorna le credenziali dopo cambi di personale.

• attivare i canali senza verificare il mapping;
• modificare inventario in sistemi diversi;
• non inserire subito le prenotazioni telefoniche;
• ignorare messaggi di errore e connessioni interrotte;
• confondere Channel Manager, Booking Engine e PMS;
• non controllare modifiche e cancellazioni;
• utilizzare tariffe non coerenti tra i canali;
• creare troppe regole difficili da gestire;
• non formare il personale;
• condividere lo stesso account tra più operatori;
• non verificare costi e rinnovi;
• ritenere impossibile l’overbooking;
• scegliere il sistema senza verificare le integrazioni.

• elenca tutti i canali utilizzati;
• verifica compatibilità con PMS e Booking Engine;
• controlla quali dati vengono sincronizzati;
• configura camere e tariffe correttamente;
• esegui il mapping con attenzione;
• verifica inventario e restrizioni;
• prova prenotazioni, modifiche e cancellazioni;
• assegna account separati agli operatori;
• definisci procedure per le prenotazioni manuali;
• controlla periodicamente le connessioni;
• verifica assistenza e formazione;
• confronta canone, commissioni e moduli;
• mantieni un referente interno responsabile;
• prepara procedure in caso di disservizio.

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