PMS, Booking Engine e Channel Manager: quali sono le differenze

PMS significa Property Management System. È il software utilizzato per organizzare le attività operative della struttura ricettiva.

• calendario delle prenotazioni;
• assegnazione delle camere;
• anagrafiche degli ospiti;
• check-in e check-out;
• stato delle camere;
• note e richieste degli ospiti;
• documenti e attività amministrative supportate;
• report operativi disponibili.

Le funzioni possono cambiare molto tra un prodotto e l’altro. Alcuni PMS includono anche Booking Engine e Channel Manager; altri richiedono collegamenti esterni.

Il Booking Engine è il sistema attraverso il quale l’ospite può verificare disponibilità, confrontare camere e tariffe e completare una prenotazione dal sito ufficiale.

Approfondisci: Booking Engine: cos’è e come funziona .

Il Channel Manager collega l’inventario della struttura ai portali e agli altri canali configurati nel sistema.

Può sincronizzare, secondo le connessioni disponibili:

• disponibilità delle camere;
• tariffe;
• restrizioni;
• nuove prenotazioni;
• modifiche e cancellazioni;
• altri dati supportati dal canale.

Approfondisci: Channel Manager: cos’è e come funziona .

Questo flusso è possibile soltanto quando le integrazioni sono attive e correttamente configurate.

Il Booking Engine raccoglie la prenotazione dell’ospite. Il PMS la utilizza per organizzare le attività interne.

• importazione automatica della prenotazione;
• aggiornamento del calendario;
• registrazione dei dati dell’ospite;
• assegnazione della camera;
• gestione di note e servizi richiesti;
• supporto alle comunicazioni operative.

Il PMS può rappresentare il calendario principale della struttura. Il Channel Manager distribuisce la disponibilità ai canali collegati.

È importante stabilire quale sistema rappresenta la fonte principale dei dati ed evitare modifiche contraddittorie su più piattaforme.

Il Booking Engine rappresenta il canale di prenotazione del sito ufficiale. Il Channel Manager lo coordina con gli altri canali collegati.

• la prenotazione dal sito riduce la disponibilità;
• il Channel Manager aggiorna le OTA;
• le prenotazioni OTA aggiornano il Booking Engine;
• tariffe e restrizioni possono essere distribuite centralmente;
• il personale controlla eventuali anomalie.

Un PMS è particolarmente utile quando la gestione tramite calendario cartaceo, fogli di calcolo o strumenti separati diventa difficile da controllare.

• numerose camere o unità;
• più operatori coinvolti;
• frequenti check-in e check-out;
• necessità di centralizzare le prenotazioni;
• gestione di note e richieste degli ospiti;
• bisogno di report e procedure operative.

Il Booking Engine è indicato quando la struttura vuole consentire agli ospiti di consultare disponibilità e tariffe senza attendere una risposta manuale.

• camere e tariffe prenotabili online;
• sito ufficiale aggiornato;
• disponibilità gestita in modo affidabile;
• condizioni di vendita definite;
• pagamenti o garanzie configurabili;
• personale formato per gestire il sistema.

Il Channel Manager diventa utile quando la struttura vende su più canali e deve aggiornare frequentemente disponibilità, tariffe e restrizioni.

• presenza su più OTA;
• Booking Engine attivo;
• inventario condiviso tra i canali;
• tariffe che cambiano frequentemente;
• rischio di errori nella gestione manuale;
• necessità di centralizzare le operazioni.

Non necessariamente. La soluzione deve essere proporzionata al numero di unità, ai canali utilizzati e al volume delle prenotazioni.

• quali sistemi sono ufficialmente compatibili;
• quali dati vengono scambiati;
• frequenza e tempi della sincronizzazione;
• gestione di modifiche e cancellazioni;
• sincronizzazione di tariffe e restrizioni;
• costi di attivazione della connessione;
• responsabilità dell’assistenza;
• procedure in caso di interruzione.

• numero di camere o strutture incluse;
• numero di utenti;
• canali collegabili;
• assistenza e formazione;
• durata minima del contratto;
• costi di migrazione ed esportazione;
• rinnovi e adeguamenti del prezzo.

• confondere le funzioni dei tre sistemi;
• acquistare una suite troppo complessa;
• scegliere soltanto in base al prezzo;
• non verificare le integrazioni;
• non controllare quali dati vengono sincronizzati;
• utilizzare più fonti principali dell’inventario;
• non inserire le prenotazioni manuali;
• ignorare commissioni e costi aggiuntivi;
• non verificare l’esportazione dei dati;
• non formare il personale;
• condividere account e password;
• non pianificare la migrazione;
• ritenere che il software elimini ogni errore umano.

• definisci i processi da gestire;
• elenca camere, tariffe e canali;
• individua il sistema principale;
• verifica le integrazioni ufficiali;
• controlla quali dati vengono scambiati;
• prova il Booking Engine da smartphone;
• verifica mapping e sincronizzazione;
• confronta canoni, commissioni e moduli;
• valuta assistenza e formazione;
• controlla esportazione e proprietà dei dati;
• assegna account separati agli operatori;
• definisci procedure in caso di disservizio;
• pianifica eventuali migrazioni;
• scegli una soluzione proporzionata alla struttura.

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